Ураганот Катрина. Ураганот Рита. Ураганот Вилма. Пред само неколку месеци, овие бури ги променија животите на милиони луѓе. Дури и ако не сте работеле во области погодени од тие бури, можеби сте испраќале производи до – или сте добиле производи од – фирми во регионот на Персискиот залив. Мислите дека не бевте погодени од овие природни катастрофи?
Сега, помножете ја таа мисла илјада пати и имате идеја зошто е неопходно да имате подготвен план за катастрофи доколку се соочите со слична криза во вашиот роден град.
Како можете да планирате криза или катастрофа кога тие обично се случуваат неочекувано? Колку е лесно да се предвиди нешто што не сте го доживеале? Ова се две причини зошто сопствениците и менаџерите може да се чувствуваат парализирани кога ќе се соочат со планирање за криза. На некои можеби им е туѓо дури и да се обидат да замислат што да прават или да стават на хартија, па затоа е полесно да го одложите за друг ден.
Планирање на итни случаи
Но, ајде да погледнеме на поинаков начин, можеби во помали парчиња, за да можете да ги опфатите вашите можности. Една од првите работи што треба да ја направите е да ја доделите оваа работа на едно лице - можеби сте вие или некој друг - и да формирате мал тим за поддршка на напорите. Еден лидер ќе го направи овој процес поефикасен и поефективен.
Значи, што е првото нешто што можете да направите за да планирате за криза? Направи листа. Едноставна листа на „што ако е“ е одлично место за почеток. Размислете за Марфиовиот закон: „Ако нешто може да тргне наопаку, ќе тргне“. Колку и да звучи чудно, запишете сè што може да важи за вашиот бизнис - од еколошки катастрофи како земјотреси, поплави или урагани до отповикување на производот. Оваа листа треба да опфати се што може да резултира со прекин во вашиот редовен деловен циклус.
Дали мислите дека процесорите во јужна Флорида планирале повеќе урагани во 2005 година? Кога разговарам со некои луѓе сега таму долу, тие дури и не можат да ги задржат имињата на ураганите директно или кои резултираа во која фаза на штета. Би се обложил дека повеќето компании во јужна Флорида сега имаат план за урагани-катастрофи кој вклучува работи како што се алтернативни извори на енергија, планови за пренасочување на производи и списоци за комуникација (и за клиентите и за персоналот на компанијата) до сега.
План за обновување на бизнисот
Откако ќе го имате списокот со „што би било“, погледнете наоколу за да ги анализирате критичните услуги и функции на вашиот бизнис - оние што ги држат вратите отворени. Некои ставки што ми паѓаат на ум се вработените, готовинскиот тек, опремата за работа, телефоните и компјутерите и опслужувањето на клиентите. Ова се критичните функции кои ќе бидат клучни за да се активираат што е можно поскоро по катастрофа.
Следно, земете ја оваа нова листа и категоризирајте ги ставките во три или четири главни категории кои содржат сè што е слично, како што се „Финансиски“, „Комуникации“, „Операции“ и „Луѓе“. Сега, можете да почнете да гледате како ќе изгледа вашиот план - по можност пред да избие криза без предупредување. Можете да идентификувате едно лице кое ќе биде одговорно за секоја главна категорија и да побарате од „тимот“ да одвои малку време да истражува и да напише план за справување со нивната категорија за време на криза.
Првата фаза од планот се однесува на итна катастрофа. Ова е корисничко упатство за тоа како да се зачува организацијата за време на непосредна катастрофа. За да може планот да биде корисен, тој мора да се креира пред да дојде до прекин. Следната фаза од планот, „закрепнување“, е дизајнирана да го задржи пристигнувањето на финансирањето, услугите и клиентите кои служат за да продолжи бизнисот да напредува по завршувањето на катастрофата. Последната фаза на „деловен континуитет“ мора да се планира за да се врати целиот круг назад до точката каде што компанијата работеше пред катастрофата.
Организациски план
Неколку области на кои им треба подлабоко планирање вклучуваат складирање на информации како што се вработени, осигурување и финансиска евиденција; компјутерски хардвер, софтвер и податоци; и мапа на градилиште и спецификации за комунални услуги. Организирајте ги овие важни податоци за да има повеќе копии, со сет зачуван на алтернативна локација во случај главната канцеларија да биде уништена.
Уште поширока фаза на планирање вклучува анализа на ризик и анализа на деловното влијание. Овие планови се специјализирани и може да ја подготват вашата компанија да избегне осакатени финансиски загуби. Постојат многу веб-страници кои имаат достапни силни алатки за планирање за да помогнат во сите фази од овој процес на планирање, но следниве се добри страници за почеток:
• Американскиот Црвен крст има добри информации за бизнисите на www.redcross.org.
•Институтот за бизнис и безбедност на домот обезбедува алатки за планирање на својата веб-страница на www.ibhs.org/business_protection.
•Центрите за контрола и превенција на болести имаат сеопфатен список на важни веб-страници на www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Федералната влада има локација за подготвеност на www.ready.gov.
Разделувањето на задачата за планирање на мали парчиња и организирање тим кој ќе работи на планот ќе го направи овој процес поудобен. Американскиот Црвен крст известува дека дури 40 отсто од малите бизниси не се отвораат повторно по катастрофа како поплава, торнадо или земјотрес. Не дозволувајте вашиот бизнис да трпи затоа што немавте време да поставите план.
ЕГА е консултантска фирма специјализирана за помагање на производната индустрија со подготовка на ревизија за безбедност на храна од трета страна, развој на свеж производ, истражување на пазарот, маркетинг стратегии и рекламни планови. За повеќе информации, јавете се на (616) 784-2728 или посетете ја www.edithgarrett.com.